Bunte Büroorganisation: Wie farbige Etiketten das Chaos besiegen

Etiketten für die perfekte Büroorganisation„Ordnung ist das halbe Leben.“ Wer jedoch, wie ich, vorwiegend in der anderen Hälfte lebt, der hat es manchmal ziemlich schwer am Büro-Arbeitsplatz. Denn wo sich Notizen, Stifte und Co. auf dem Schreibtisch tummeln und das Finden eines bestimmten Dokuments zum Tagesziel wird, dort ist es höchste Zeit, an der eigenen Büroorganisation zu feilen. Etiketten können Ihnen hierbei helfen!

Etiketten und die Macht der farbigen Kennzeichnung

Markierungspunkte für einzelne DokumenteEine einfache Möglichkeit, um Ordnung in das Schreibtisch-Chaos zu bringen, ist der Einsatz von farbigen Etiketten wie z.B. runden Markierungspunkten. Unkompliziert und wirkungsvoll lässt sich mit ihnen jeder Arbeitsbereich in ein eigenes Farbschema sortieren. Doch aufgepasst! Die Wirkung verschiedener Farben sollten Sie nicht unterschätzen. Farben beeinflussen uns aufgrund menschlicher Ur-Eindrücke, kultureller Bedeutungen und ihres Symbolcharakters in unterschiedlicher Weise. Wer also clever ist, lässt den Einfluss einer Farbe auf die Psyche direkt für sich arbeiten.

Farben dienen der Orientierung.
Wo ist dieser Fakt besser zu beobachten als im täglichen Straßenverkehr? Rote Schilder signalisieren Aufmerksamkeit, Verbote oder Anhalten. Gelb nimmt eine Warteposition ein, warnt uns vor Gefahr oder kommuniziert Informationen. Grün gibt uns Sicherheit mit auf den Weg, signalisiert ein „Go“ oder steht für einen positiven Abschluss.

Tipp 1: Erfinden Sie das Rad nicht neu! Bereits bekannte Farbschemen erleichtern Ihnen die Organisation am Arbeitsplatz.

Einige Beispiele der Wirkung gängiger Farben finden Sie in folgender Auflistung:

FarbeWirkung
BLAUberuhigend, kühl, wartend
GRÜNbejahend, heilend, abschließend
GELBanregend, motivierend, informativ
ORANGEaufbauend, leistungssteigernd, aktivierend
ROTverneinend, auffordernd

Farbige Etiketten im Büro: Es kann auch zu viel des Guten sein

Farbige Kennzeichnung bedeutet nicht, dem Chaos mit einem etwas bunteren Chaos zu begegnen. Daher sollten Sie, um großen Papierbergen Herr (oder Frau) zu werden, nur wenige Farben zur Orientierung festlegen, die sich eindeutig voneinander unterscheiden. Auch ist es nicht nötig, das komplette Büro mit farbigen Etiketten in Form von Klebepunkten, Pfeilen oder beschrifteten Schildchen zu versehen. Denn diese Fülle an optischen Eindrücken wird es Ihnen am Ende nur noch schwerer machen, den Überblick zu behalten.

Tipp 2: Treiben Sie es nicht zu bunt! Drei bis vier Farben, die Sie an gezielter Stelle platzieren, reichen meist völlig aus.

Der Vorteil der Nutzung von farbigen Markierungspunkten ist, dass Sie die Stelle der Markierung immer wieder neu beschriften oder das gewählte Farbschema einfach durch ein weiteres Etikett überkleben können. Mit Hilfe dieser Vorgehensweise schaffen Sie Ordnung im Aktenschrank, sorgen für eine perfekt markierte Ablage und organisieren selbst einzelne Dokumente und Notizen auf einfache Weise.

Farbig etikettierte Büroordner für Ordnung im Aktenschrank

Gestalten Sie Ihre Mappen und Aktenordner je nach Themengebiet farbig. Hierfür müssen Sie nicht gleiche eine ganze Charge neuer farbiger Aktenordner anschaffen! Ein immer gleich platzierter, farbiger Markierungspunkt auf dem Ordnerrücken oder ein buntes Ordnerrücken-Etikett reichen völlig aus, um Struktur in das triste Grau des Aktenschranks zu bringen. Mögliche Themengebiete und Farben könnten sein:

  • Schwarz: Rechnungen – denn Sie wollen „Schwarze Zahlen schreiben.“
  • Orange: Laufende Projekte – die aktivierende Farbe motiviert Sie und schafft Aufmerksamkeit
  • Blau: Referenzen – die beruhigende Farbe signalisiert Ihnen „Alles wurde gut abgeschlossen.“

Entsprechend Tipp 2 gilt hier: weniger ist mehr! Sollte also ein bestimmtes Themengebiet bei Ihnen sehr häufig vertreten sein, empfehle ich für diesen Bereich lieber komplett auf eine Markierung zu verzichten, anstatt buntes Punktechaos im Aktenschrank anzurichten. Durch die „Nicht-Markierung“ eines Themengebietes erreichen Sie (sofern alle anderen Ordner mit fremden Themengebiet markiert wurden) ebenfalls die gewünschte Aufmerksamkeitswirkung. Sollten Sie gezwungen sein, mehrere Themengebiete oder Unterthemen in Ihrer Ordnerstruktur zu schaffen, als der Kennzeichnungsmarkt an farbigen Markierungspunkten oder Etiketten hergeben kann, weichen Sie auf verschiedene Etikettengrößen, Formen oder Beschriftungen aus.

Tipp 3: Legen Sie sich eine Farblegende an! So ist die Bedeutung des Markierungenssystems (z.B. an der Innenseite der Aktenschranktür) jederzeit nachvollziehbar.

Markierungspunkte für Ihre Ablage und Einzeldokumente

Auch im täglichen Dokumenteneingang und Notizen-Wirrwarr ist eine farbige Kennzeichnung mit Etiketten oder Markierungspunkten hilfreich. Ablagefächer, Hängemappen oder Hefter sind einfach und effizient durch das Ampelprinzip sortierbar – selbst wenn die einzelnen Themen völlig losgelöst von einander zu betrachten sind. Markieren Sie beispielsweise einfach:

  • Rot: Neu eingetroffene Unterlagen oder Schmierzettel
  • Gelb: Themen, die sich noch in der Bearbeitung befinden
  • Grün: abgeschlossene Aufgaben

Markierungspunkte für die AblageMit fortschreitendem Bearbeitungsstand wandern die Dokumente somit völlig themenunabhängig innerhalb Ihrer Ablage von Fach zu Fach.

Sie sind kein Freund von Ablagefächern und heften eintreffende Dokumente lieber direkt im passenden Ordner ab? Umso besser! Wenden Sie das Ampelsystem einfach direkt auf den Dokumenten und Unterlagen an und heften Sie die Dokumente im bereits perfekt organisierten Aktenschrank ab. So kombinieren und organisieren Sie das Arbeitsthema und den Bearbeitungsstatus einzelner Aufgaben farbig und einfach auf einen Blick!

Labelfox-Fazit

Ob Aktenschrank, Ablagefach oder unsortierter Papierberg: Mit Labelfox, den richtigen Etiketten und einem einfachen Farbschema sorgen Sie für mehr Ordnung in Ihrem Büro. Beachten Sie unsere Tipps zur besseren Büroorganisation und verwandeln Sie Ihr Schreibtisch-Chaos in eine Oase der Ordnung! Dafür müssen Sie nur:

  1. Bereits bekannte Farbschemen anwenden.
  2. Drei bis vier Farben einsetzen, die Sie an gezielter Stelle platzieren.
  3. Eine Farblegende zur besseren Übersicht anlegen.

Viel Spaß beim Neuorganisieren wünscht Ihnen Ihre Caro!

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Carolin Steigenberger

Autorin bei Labelfox
Ich bin extrem neugierig und möchte nie auslernen, was mir in meinem Beruf natürlich oft zu Gute kommt. Als Bloggerin für die Kennzeichnungsbranche macht es mir Spaß, scheinbar eintönige Themengebiete und Sachverhalte von immer neuen, spannenden Seiten zu beleuchten.

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Veröffentlicht am 31. Oktober 2016 von
Carolin Steigenberger und abgelegt in der
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